Sức khỏe, Tin tức

Lý giải nguyên nhân tại sao doanh nghiệp phải lưu trữ HĐĐT?

Hóa đơn điện tử là sản phẩm của quá trình ứng dụng khoa học công nghệ tiên tiến, hiện đại vào kinh doanh, sản xuất, tài chính, thương mại, dịch vụ,… Sự ra đời của hóa đơn điện tử đã giải quyết một loạt vấn đề còn tồn động mà hóa đơn truyền thống chưa có lời giải đáp, đơn cử như: cắt giảm thủ tục hành chính dườm dà; giảm thiểu thời gian và chi phí đi lại, vận chuyển, chờ đợi; kê khai và nộp thuế trực tuyến mọi lúc, mọi nơi không phụ thuộc vào thời gian làm việc của cơ quan thuế; đưa doanh nghiệp tiếp cận với nền công nghệ điện tử thời đại 4.0 v.v… Chính nhờ những đóng góp mà hóa đơn điện tử mang lại nên các câu hỏi về loại hình hóa đơn này được đông đảo mọi người quan tâm, từ thời hạn bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử là khi nào cho đến nguyên nhân vì sao doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử. Bài viết này sẽ tập trung giải quyết vướng mắc của doanh nghiệp về vấn đề lưu trữ.
Lưu trữ hóa đơn điện tử là gì?
Lưu trữ hoá đơn điện tử là hình thức sao chép toàn bộ dữ liệu hoá đơn bán hàng, hóa đơn xuất nhập khẩu vào các thiết bị lưu trữ ngoài như USB, đĩa CD,… Ngoài ra, hóa đơn điện tử còn có thể lưu trữ trực tuyến để đảm bảo tính an toàn, bảo mật và cất giữ dữ liệu của hoá đơn điện tử.
Hóa đơn điện tử gồm có ít nhất 2 file luôn đi song hành cùng nhau là bản thể hiện hóa đơn (định dạng PDF) và file dữ liệu hóa đơn (định dạng phổ biến nhất là XML). Trong đó: Bản thể hiện hóa đơn là file thể hiện nội dung kinh tế nghiệp vụ của hóa đơn điện tử; có hình dạng như một tờ hóa đơn thông thường. Tuy nhiên, do định dạng của bản thể hiện này là PDF hoặc bản in bản thể hiện này không có giá trị pháp lý. Còn file dữ liệu hóa đơn (XML) là file chứa dữ liệu của toàn bộ hóa đơn. File này có giá trị pháp lý khi chưa bị sửa đổi.
Tại sao phải lưu trữ hóa đơn điện tử?

tại sao phải lưu hóa đơn điện tử

Theo quy định của cơ quan thuế, hoá đơn sau khi được khởi tạo cần phải được lưu trữ theo thời hạn quy định của Luật Kế toán, thông thường là 10 năm.
Hoá đơn giấy tự in, đặt in có thể xảy ra tình trạng thất thoát dữ liệu do mất, cháy, hỏng hoá đơn bởi hoá đơn được lưu trữ ở dạng giấy. Còn đối với hoá đơn điện tử, việc cháy, hỏng hoá đơn là khó có thể xảy ra.
Tuy nhiên, khi thực hiện cách lưu trữ hóa đơn điện tử, dữ liệu hoá đơn lưu tại hệ thống của doanh nghiệp vẫn có thể bị mất do dữ liệu bị xóa, máy tính lưu trữ bị virus xâm nhập gây ảnh hưởng đến dữ liệu hoặc máy tính lưu dữ liệu bị hỏng ổ cứng.
Với những trường hợp như, nếu không có phương án dự phòng lưu trữ dữ liệu ở nơi khác thì việc doanh nghiệp mất hoàn toàn dữ liệu hoá đơn là không thể tránh khỏi. Và khi đã mất, doanh nghiệp sẽ khó có thể khôi phục lại được dữ liệu ban đầu.
Đó chính là lý do vì sao doanh nghiệp cần lưu trữ hóa đơn điện tử. Không chỉ vì tính bắt buộc theo quy định của pháp luật mà còn vì những dữ liệu này khi bị thất thoát sẽ ảnh hưởng rất lớn đến thông tin nội bộ tại công ty.

https://giadinh360.com/nhung-dac-diem-lien-quan-den-nganh-co-khi-nhat-ban/

https://giadinh360.com/bo-ban-an-bang-go-mang-lai-cam-giac-thien-nhien-trong-ngoi-nha/

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai. Các trường bắt buộc được đánh dấu *